Sprawnie przeprowadzony piknik jest efektem przygotowań rozpoczętych znacznie wcześniej niż sama impreza. Na początku warto określić celu wydarzenia, grupy uczestników i przewidywanej skali, a następnie dobierać rozwiązania techniczne oraz program Zupełnie inną strukturę będzie miało duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług rzadko jest najlepszym punktem wyjścia. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a osoba odpowiedzialna za event nie musi reagować na każdy problem dopiero wtedy, gdy się pojawi.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Jednym z najczęstszych błędów jest rozpoczynanie planowania od pytania o atrakcje, choć znacznie ważniejsze jest ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien dawać możliwość równoległego korzystania z kilku stref. W wydarzeniu nastawionym przede wszystkim na integrację większe znaczenie mogą mieć konkursy angażujące większe grupy. Nie chodzi więc o wypełnieniu każdego kwadransa programu, lecz na zaplanowaniu atrakcji w sposób wspierający główny cel spotkania.
Przed rozpoczęciem właściwych przygotowań należy przemyśleć przewidywaną liczbę uczestników, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ charakter grupy wpływa na dobór programu. Jeśli brief jest aktualizowany dopiero tuż przed wydarzeniem, łatwo o niepotrzebne poprawki, dodatkowe koszty i problemy logistyczne.
Jak sprawdzić, czy miejsce naprawdę nadaje się na wydarzenie firmowe?
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Jeżeli teren wymaga dodatkowych agregatów, namiotów, sanitariatów lub oświetlenia, trzeba wiedzieć o tym przed zamknięciem budżetu Ważne jest również zaplanowanie ciągów komunikacyjnych pomiędzy cateringiem, sceną i atrakcjami.
Dobrze rozrysowana przestrzeń obejmuje strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Poszczególne atrakcje mogą potrzebować dostępu do zasilania, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Jeżeli jednocześnie działa kilka stref, trzeba umożliwić swobodne przemieszczanie się bez tworzenia niepotrzebnych zatorów. Uczestnik powinien intuicyjnie wiedzieć, gdzie znaleźć kolejną strefę podczas gdy organizator zachowuje kontrolę nad przebiegiem imprezy.
Jak wybierać wykonawcę pikniku i porównywać oferty?
Na etapie rozeznania rynku osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę organizacja pikników firmowych, a następnie porównuje kilka propozycji. Wybór nie powinien sprowadzać się wyłącznie do łącznej kwoty bez analizy jej zakresu. Każdą ofertę warto rozłożyć na konkretne elementy składowe takie jak catering, program i atrakcje czy zaplecze sanitarne. Koszt końcowy zależy nie tylko od ceny podstawowej, ale także od elementów pozostających po stronie zamawiającego.
Przy większej liczbie usług trzeba jasno określić, kto koordynuje całość. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, trzeba wskazać osobę odpowiedzialną za synchronizację poszczególnych elementów. Przy rozproszonej odpowiedzialności łatwo o problemy z dostępem do terenu. Wzrost skali wydarzenia zwiększa znaczenie koordynacji dlatego warto wcześniej ustalić osobę decyzyjną po obu stronach.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Zapasowy scenariusz nie powinien być elementu, który można pominąć przy dobrej prognozie, lecz narzędziem ograniczającym konieczność podejmowania chaotycznych decyzji. Organizator powinien wiedzieć, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Nieprzewidziane sytuacje nie dotyczą jedynie pogody, dlatego warto uwzględnić także opóźnienie dostawy. Nie da się przewidzieć każdego możliwego zdarzenia, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Duże znaczenie ma posiadanie aktualnego harmonogramu montażu i programu. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast krążyć pomiędzy kilkoma wykonawcami.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. Znacznie ważniejsze są spójne założenia, realistyczny harmonogram i odpowiednie zaplecze. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+